Програмні РРО: хто зобов’язаний користуватися, й про що варто знати

Визначення та використання реєстраторів регламентується Законом України «Про застосування реєстраторів розрахункових операцій у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг».

У статті Finance.ua розповімо детальніше про РРО – які є види, хто й коли з підприємців має його використовувати, і в чому переваги програмного РРО.

До Реєстраторів розрахункових операцій відносять кілька видів електронних пристроїв:

• електронний контрольно-касовий апарат;
• електронний контрольно-касовий реєстратор;
• вбудований електронний контрольно-касовий реєстратор;
• комп’ютерно-касова система;
• електронний таксометр;
• автомат з продажу товарів (послуг).

Відносно новим видом РРО є Програмний реєстратор розрахункових операцій.

Функцію ПРРО зможе виконувати будь-який ґаджет (планшет, смартфон тощо), на який встановлено відповідне програмне забезпечення, що дозволить такому пристрою виконувати фіскальні функції та мати безперервний доступ до Інтернету.

ПРРО видають електронні чеки та передають інформацію по кожній операції на сервер Державної податкової служби.

Фактично ПРРО є програмою, що дозволяє працювати з телефона, планшета чи комп’ютера, використовуючи всі можливості класичного касового апарату, і додаючи до нього ряд переваг.

Зокрема, програмні РРО швидші у плані їхнього оформлення, оперативно проводять фіскалізацію, не потребують технічного обслуговування та простіше оновлюються відповідно до частих законодавчих змін.

Загалом РРО більше підходить для «традиційних» бізнесів. Основними перевагами є:

• цільове використання апарату;
• елемент контролю і дисципліни працівників;
• сервісний центр виступає на захист ФОП перед податковою;
• ймовірність крадіжки апарату низька.

Натомість ПРРО зручніший для нових ринків сфери послуг (наприклад, ІТ), а також для тих, хто має комерційний проєкт і немає прямого контакту з клієнтами.

Також ПРРО виступає дієвим інструментом контролю своїх підлеглих, є значно мобільнішим та портативнішим у використанні.

З 1 січня 2022 року набула чинності законодавча вимога до суб’єктів господарювання щодо обов’язковості (за деякими винятками) використання реєстраторів розрахункових операцій.

Регламентує застосування РРО (ПРРО) Закон України «Про застосування реєстраторів розрахункових операцій у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг».

Відповідно до його норм (стаття 3), застосування РРО є обов'язковим для всіх суб'єктів господарювання (зокрема ФОП, крім ФОП – платників єдиного податку першої групи), незалежно від обраної системи оподаткування, незалежно від обсягу доходу, які здійснюють розрахункові операції в готівковій формі, платіжними картками (зокрема, за допомогою інтернет-еквайрингу) та які здійснюють реалізацію технічно складних побутових товарів, що підлягають гарантійному ремонту; реалізацію лікарських засобів, виробів медичного призначення та надання платних послуг у сфері охорони здоров'я; реалізацію ювелірних і побутових виробів із дорогоцінних металів, дорогоцінного каміння, дорогоцінного каміння органогенного утворення та напівдорогоцінного каміння.

Той же закон визначає, хто з суб’єктів господарювання може не застосовувати РРО у своїй діяльності. Це – платники єдиного податку першої групи.

До них належать фізичні особи – підприємці, які не використовують працю найманих осіб, здійснюють виключно роздрібний продаж товарів з торговельних місць на ринках та/або провадять господарську діяльність з надання побутових послуг населенню. Їхній річний дохід не може перевищувати 1 млн 85 тис. 500 грн.

РРО зокрема можна не використовувати при:

• здійсненні торгівлі продукцією власного виробництва;
• виконанні банківських операцій;
• продажу проїзних і перевізних документів на залізничному й авіаційному транспорті;
• продажу білетів державних лотерей через електронну систему прийняття ставок;
• квитків на відвідування культурно-спортивних і видовищних закладів;
• здійсненні фізичними особами торгівлі продуктовими або промисловими товарами за готівкові кошти на ринках;
• продажу у кіосках, з лотків та розносок газет, журналів та інших видань, листівок, конвертів, знаків поштової оплати, якщо питома вага такої продукції становить понад 50% загального товарообігу;
• продажу води, молока, квасу, олії та живої риби з автоцистерн, цистерн, бочок та бідонів;
• страв та безалкогольних напоїв у їдальнях і буфетах загальноосвітніх навчальних закладів і професійно-технічних навчальних закладів під час навчального процесу;
• при здійсненні розрахунків за послуги у разі проведення таких розрахунків виключно за допомогою банківських систем дистанційного обслуговування та/або сервісів переказу коштів тощо.

Так, перелік досить великий і не завжди зрозумілий. Тому найкраще буде у кожному конкретному випадку звертатися до податкової служби на місці, де ви збираєтеся вести господарську діяльність, щоб уникнути непорозумінь.

Придбання РРО та ПРРО не є проблематичним, оскільки їх широкий асортимент представлений як на сайтах виробників, дистриб’юторів, так й інтернет-магазинах, маркетплейсах.

Однак законодавство зобов'язує поставити касовий апарат на облік.

Усі касові апарати, що підлягають реєстрації в ДПС, повинні перебувати в державному реєстрі реєстраторів розрахункових операцій. Крім того, необхідно укласти договір на сервісне обслуговування з Центром сервісного обслуговування – без цього ваш РРО просто не зареєструють у податковій.

Обов’язковій реєстрації підлягають також ПРРО. Під час реєстрації кожному ПРРО фіскальним сервером ДПС автоматично формується та присвоюється фіскальний номер.

Фіскальний номер ПРРО не змінюється у разі перереєстрації ПРРО, внесенні змін у дані про ПРРО і зберігається за ПРРО до дати скасування його реєстрації.

Процедуру реєстрації врегульовано наказом Мінфіну «Про затвердження порядків щодо реєстрації реєстраторів розрахункових операцій та книг обліку розрахункових операцій» від 14.06.2016 р. № 547.

В РРО програмуються:

• Товари і послуги, код, назва, ціна, кількість, відділ, група, податок, штрих-код.
• Початкове і кінцеве повідомлення в чеку. У шапці чека зазначаються такі дані як: назва організації, адреса встановлення касового апарату, ІПН та фіскальний номер касового апарату присвоюється ДПС. У кінцевому повідомленні можна вказати довільний текст або рекламний девіз.
• Касири. У чеку буде вказуватися прізвище касира, який здійснив реєстрацію продажу.
• Відділи, групи. Набагато зручніше працювати з товарами, які згруповані по відділах або товарних групах. Це полегшує пошук товару в загальному списку, і робить можливим отримання окремих звітів по різних відділах.

Електронні звіти передаються на сервер податкової через зв’язок, дротовий або бездротовий. Далі вирішуйте самі, який тип підключення вибрати. Від цього залежатиме і модель касового апарату.

Програмний реєстратор розрахункових операцій реєструється на окрему господарську одиницю, реквізити якої зазначаються у розрахунковому документі (чеку).

Касир, що здійснює розрахункові операції засобами такого ПРРО, має засвідчувати відкриття зміни, проведення розрахункової операції шляхом накладання на повідомлення про відкриття зміни, розрахунковий документ/Z-звіт свого електронного підпису або електронної печатки суб’єкта господарювання, на якого зареєстровано ПРРО.

У разі отримання оплати за замовлений споживачем товар (через Інтернет) у позаробочий час, яка здійснена з використанням електронного платіжного засобу (ЕПЗ) продавця, РРО/ПРРО слід застосовувати на підставі виписки фінансової установи про надходження коштів не пізніше наступного робочого дня, з дотриманням хронології здійснення розрахункових операцій.

Суб’єкти підприємницької діяльності зокрема фізичні особи – підприємці, які сплачують єдиний податок, мають право здійснювати розрахунки без застосування РРО та/або ПРРО з використанням КОРО (книга обліку розрахункових операцій) при здійсненні роздрібної торгівлі на території села, селища товарами (крім підакцизних товарів).

Однак це правило не діє, якщо роздрібна торгівля здійснюється в торговельному об’єкті, в якому також здійснюється торгівля підакцизними товарами; фізичними особами – підприємцями також здійснюється дистанційна торгівля, зокрема, через Інтернет або ж сільськими, селищними, міськими радами прийнято рішення про обов’язкове застосування на території села РРО та/або ПРРО.

Контакт-центр ДПС на постійній основі надає фізичним і юридичним особам інформаційно-довідкові послуги з питань реєстрації та застосування РРО/ПРРО. Звернутися до Контакт-центру ДПС для отримання інформаційної підтримки з питань реєстрації, застосування РРО/ПРРО фізичні та юридичні особи мають можливість на вибір:

• за телефоном 0-800-501-007 (безкоштовно зі стаціонарних телефонів), громадяни, які перебувають за межами України за номером: +380 44 454 16 13 (в меню потрібно обрати напрям «3»);
• електронною поштою на електронну адресу idd@tax.gov.ua (в полі «Тема» потрібно зазначити «6005»);
• чатом через Загальнодоступний інформаційно-довідковий ресурс (ЗІР);
• скориставшись ЗІР, фізичні та юридичні особи можуть самостійно здійснити пошук відповіді на своє запитання у категорії 109 розділу «Запитання-відповіді з Бази знань».