Бізнес під час карантину

Досягнення будь-якої мети в бізнесі – це робота. Часто різнопланова із залученням різних фахівців, у кожного з яких будуть свої проєкти, завдання, строки, бюджети. І що амбітніша мета, то більше потрібно людей для її втілення. Якщо їх не контролювати, то строки будуть неминуче зриватися, бюджети перевищуватися, а завдання – «зависати». І робити це за допомогою todo-лістів не вийде. Тут потрібно щось набагато більш потужне, але при цьому просте і зрозуміле. І таке рішення є.

Worksection – онлайн система управління проєктами. За її допомогою можна контролювати кожен їх аспект: бюджет, строки, відповідальних людей і виконавців, вартість їхньої роботи, часові витрати і багато іншого. Говорячи простіше, система дозволяє розбити великий проєкт на короткі етапи або дистанції, контролювати їх виконання, відстежувати проміжний результат, робити висновки і швидко коригувати дії. Вигляд це має приблизно такий.

Це перша сторінка, на яку потрапляють зареєстровані користувачі Worksection. Вона допомагає швидко увійти в курс поточних справ компанії і оцінити їх стан. На ній виведена інформація про 5 останніх подій кожного активного проєкту, завдання на найближчий час і прострочені завдання, якщо такі є. У правій колонці розташований список всіх активних проєктів.

Вкладка «Проєкти» відображає стан всіх активних проєктів в компактному, але при цьому інформативному вигляді: з візуалізацією прогресу, строками виконання, відповідальними, учасниками і витратами. Тут же розташований перемикач для доступу до архівних проєктів. Є також замітки, які видно тільки адміністрації акаунта.

Якщо клікнути на конкретний проєкт, то потрапляєш на сторінку управління ним. Тут видно список всіх пов'язаних з ним подій в хронологічному порядку. Worksection повідомить про прострочені завдання і покаже список завдань на найближчий час. У правій колонці ви бачите учасників проєкту, дату його початку і закінчення, відсоток виконаних завдань, витрачений час і гроші:

У сусідній вкладці «Завдання» можна відстежити процес роботи над кожним завданням в межах проєкту. Тут видно його «відповідальний < автор", «старт > фініш", мітки, додані файли, передбачувані і фактичні витрати, а також періодичність (якщо така є). Під завданням є стрічка коментування, в якій виконавці можуть обмінюватися корисною інформацією. У правій колонці розташований блок підзавдань. А під ним блок компаній і людей, які беруть участь в роботі. Там же легко підписати або відписати учасників на email-повідомлення про оновлення щодо завдання.

Якщо робота над проєктом передбачає використання файлів (як спільне, так і роздільне), то їх можна підтягнути у відповідний розділ Worksection. Це можуть бути зображення, таблиці, презентації, а також інші формати.

У цьому розділі зібрано часові і грошові витрати, яких зазнала компанія, реалізуючи той чи інший проєкт. Їх завжди можна легко коригувати, внести невраховані, а також застосовувати перерахунок за ставками і коефіцієнтами. Вигляд «За людьми» покаже внесок кожного співробітника в роботу компанії, а «За днями» — її динаміку в певний період. Дані можна експортувати в XLS.

Сюди потрапляють ключові дати всіх активних проєктів і завдань: старт, фініш, якісь проміжні строки. Будь-яку дату можна перемістити на інший день. Розділ легко синхронізується з Google Calendar. Окремим кольором відзначаються дні народження клієнтів і співробітників.

Worksection дозволяє будувати діаграму Ганта – зручний візуальний інструмент для планування проєктів і контролю дедлайнів. Кожному проєкту, завданню або підзавданню відповідає часовий відрізок. Строки можна змінювати перетягуванням повзунків. Діаграма Ганта дозволяє встановлювати зв'язки між завданнями типів «старт-старт» і «фініш-старт».

У цій вкладці зберігаються дані про відділи компанії, співробітників, клієнтів. Їх легко переглядати і редагувати, додавати відділи і запрошувати нових учасників у проєкти. Звідси можна керувати доступом в Worksection для співробітників і клієнтів вашої компанії. Розділ також можна використовувати як візуальну базу контактів з швидким пошуком.

Такий вигляд мають основні розділи інтерфейсу системи і короткий опис її функціоналу. Взагалі Worksection – дуже гнучка штука, яку можна легко впровадити в компанію будь-якого масштабу і налаштувати під конкретні завдання. Її, наприклад, можна інтегрувати з 1С, і вона автоматом буде формувати клієнту рахунок за завданням, яке він сам же може додати в один з проєктів. До неї можна «прикрутити» телеграм-бота, який буде в потрібний момент сповіщати про актуальні або прострочені завдання, або надсилати співробітнику повідомлення «Ти – молодець», якщо таких немає.

Загалом Worksection для досягнення найрізноманітніших цілей використовують понад 1500 компаній, серед яких маркетингові агентства, відеопродакшени, державні структури, event-агентства та інші. І, судячи з відгуків, це дає чудовий результат.

Наприклад, Роман Катеринчик, засновник агентства «ArtJoker", стверджує, що після впровадження Worksection ефективність роботи його компанії зросла в 3 рази.

Агенству комунікацій Sasquatch Digital ця система дозволяє ефективно контролювати роботу фрилансерів.

Про те, що після впровадження Worksection принципово покращилися бізнес-процеси і зросла їх ефективність, розповідають багато компаній. Їх звіти можна подивитися тут.

Особливо зріс інтерес до системи після впровадження карантину. Через нього багатьом довелося переводити свої офіси на віддаленку, терміново міняти процеси і схему роботи. І ті, хто користувався Worksection, впоралися з цим переходом набагато простіше.

У Worksection досить гнучкий підхід до ціноутворення. Є 5 тарифних планів:

• Міні за $29/міс;
• Базовий за $49/міс;
• Бізнес за $99/міс;
• Преміум за $199/міс;
• Enterprise – за домовленістю (для великих клієнтів).

Кожна компанія, незалежно від профілю діяльності і розміру, може обрати для себе оптимальний. Головні критерії, які впливають на пакет і тарифний план: розмір команди, кількість проєктів, які веде (або планує вести) компанія, розмір сховища даних і потреба в персональному менеджері підтримки.

Крім того, кожен клієнт може безкоштовно випробувати можливості системи протягом 14 днів.

По-перше, це швидкість роботи. Розробники системи витрачають багато зусиль на її оптимізацію.

По-друге, Worksection містить відразу кілька унікальних функцій, які можуть виявитися корисними для найрізноманітніших проєктів. Це чи не єдина система управління проєктами з вбудованим трекером часу. У ній реалізований як традиційний вигляд дашборда, так і канбан-дошки, а також Діаграма Ганта.

І, по-третє – це підтримка, яка, крім англійської, працює українською та російською мовами. Причому працює швидко – як правило, фахівці відповідають протягом 10 хвилин. Часто саме цей фактор є принципово важливим моментом при виборі системи управління проєктами.

Детальніше про можливості Worksection можна дізнатися, ознайомившись зі стартовим гідом і подивившись 10 навчальних відео.