Бизнес во время карантина

Достижение любой цели в бизнесе – это работа. Часто разноплановая с привлечением разных специалистов, у каждого из которых будут свои проекты, задачи, сроки, бюджеты. И чем амбициознее цель, тем больше нужно людей для ее воплощения. Если их не контролировать, то сроки будут неизбежно срываться, бюджеты превышаться, а задачи – «зависать». И делать это с помощью todo-листов не получится. Тут нужно что-то гораздо более мощное, но при этом простое и понятное. И такое решение есть.

Worksection — онлайн система управления проектами. С ее помощью можно контролировать каждый их аспект: бюджет, сроки, ответственных людей и исполнителей, стоимость их работы, временные затраты и многое другое. Говоря проще, система позволяет разбить крупный проект на короткие этапы или дистанции, контролировать их выполнение, отслеживать промежуточный результат, делать выводы и быстро корректировать действия. Выглядит это примерно так.

Это первая страница, на которую попадают зарегистрированные пользователи Worksection. Она помогает быстро войти в курс текущих дел компании и оценить их состояние. На ней выведена информация о 5 последних событиях каждого активного проекта, задания на ближайшее время и просроченные задачи, если такие есть. В правой колонке находится список всех активных проектов.

Вкладка «Проекты» отображает состояние всех активных проектов в компактном, но при этом информативном виде: с визуализацией прогресса, сроками исполнения, ответственными, участниками и затратами. Здесь же расположен переключатель для доступа к архивным проектам. Есть также заметки, которые видны только администрации аккаунта.

Если кликнуть на конкретный проект, то попадаешь на страницу управления им. Тут виден список всех связанных с ним событий в хронологическом порядке. Worksection сообщит о просроченных задачах и покажет список заданий на ближайшее время. В правой колонке вы видите участников проекта, дату его начала и окончания, процент выполненных задач, потраченное время и деньги:

В соседней вкладке «Задачи» можно отследить процесс работы над каждой задачей в рамках проекта. Тут видны ее «ответственный < автор», «старт > финиш», метки, приложенные файлы, предполагаемые и фактические затраты, а также периодичность (если такая есть). Под задачей есть лента комментирования, в которой исполнители могут обмениваться полезной информацией. В правой колонке расположен блок подзадач. А под ним, блок компаний и людей, принимающих участие в работе. Там же легко подписать или отписать участников на email уведомления обновлений по задаче.

Если работа над проектом предполагает использование файлов (как совместное, так и раздельное), то их можно подтянуть в соответствующий раздел Worksection. Это могут быть изображения, таблицы, презентации, а также другие форматы.

В этом разделе собраны временные и денежные затраты, которые понесла компания, реализуя тот или иной проект. Их всегда можно легко корректировать, внести неучтенные, а также применять пересчет по ставкам и коэффициентам. Вид «По людям» покажет вклад каждого сотрудника в работу компании, а «По дням» — её динамику в определенный период. Данные можно экспортировать в XLS.

Сюда попадают ключевые даты всех активных проектов и задач: старт, финиш, какие-то промежуточные сроки. Любую дату можно сдвинуть на другой день. Раздел легко синхронизируется с Google Calendar. Отдельным цветом отмечаются дни рождения клиентов и сотрудников.

Worksection позволяет строить диаграмму Ганта – удобный визуальный инструмент для планирования проектов и контроля дедлайнов. Каждому проекту, задаче или подзадаче соответствует временной отрезок. Сроки можно менять перетаскиванием ползунков. Диаграмма Ганта позволяет устанавливать связи между задачами типов «старт-старт» и «финиш-старт».

В этой вкладке хранятся данные об отделах компании, сотрудниках, клиентах. Их легко просматривать и редактировать, добавлять отделы и приглашать новых участников в проекты. Отсюда можно управлять доступом в Worksection для сотрудников и клиентов вашей компании. Раздел также можно использовать как визуальную базу контактов с быстрым поиском.

Так выглядят основные разделы интерфейса системы и краткое описание ее функционала. Вообще Worksection – очень гибкая штука, которую можно легко внедрить в компанию любого масштаба и настроить под конкретные задачи. Ее, к примеру, можно интегрировать с 1С и она автоматом будет формировать клиенту счет по задаче, которую он сам же может добавить в один из проектов. К ней можно «прикрутить» телеграм-бота, который будет в нужный момент оповещать о актуальных или просроченных задачах, или присылать сотруднику сообщение «ты – молодец», если таких нет.

Всего Worksection для достижения самых разных целей используют более 1500 компаний, среди которых маркетинговые агентства, видеопродакшены, государственные структуры, event-агентства и другие. И, судя по отзывам, это дает отличный результат.

К примеру, Роман Катеринчик, основатель агентства «ArtJoker», утверждает, что после внедрения Worksection эффективность работы его компании выросла в 3 раза.

Агенству коммуникаций Sasquatch Digital эта система позволяет эффективно контролировать работу фрилансеров.

О том, что после внедрения Worksection принципиально улучшились бизнес-процессы и выросла их эффективность, рассказывают многие компании. Их отчеты можно посмотреть здесь.

Особенно вырос интерес к системе после введения карантина. Из-за него многим пришлось переводить свои офисы на удаленку, в срочном порядке менять процессы и схему работы. И те, кто пользовался Worksection, ощутили этот переход гораздо проще.

У Worksection довольно гибкий подход к ценообразованию. Есть 5 тарифных планов:

• Мини за $29/мес;
• Базовый за $49/мес;
• Бизнес за $99/мес;
• Премиум за $199/мес;
• Enterprise – по договоренности (для крупных клиентов).

Каждая компания, независимо от профиля деятельности и размера, может выбрать для себя оптимальный. Главные критерии, которые влияют на пакет и тарифный план: размер команды, количество проектов, которые ведет (или планирует вести) компания, размер хранилища данных и необходимость персонального менеджера поддержки.

Кроме того, каждый клиент может бесплатно опробовать возможности системы на протяжении 14 дней.

Во-первых, это быстрота работы. Разработчики системы тратят много услилий на ее оптимизацию.

Во-вторых, Worksection содержит сразу несколько уникальных функций, которые могут оказаться полезны самым разным проектам. Это едва ли не единственная система управления проектами со встроенным трекером времени. У нее реализован как традиционный вид дашборда задач, так и канбан-доски, а также диаграмма Ганта.

И, в-третьих – это поддержка, которая, кроме английского, работает на украинском и русском языках. Причем работает быстро – как правило, специалисты отвечают в течение 10 минут. Часто именно этот фактор является принципиально важным моментом при выборе системы управления проектами.

Подробнее о возможностях Worksection можно узнать, ознакомившись со стартовым гидом и посмотрев 10 обучающих видео.