Как восстановить утраченные документы

Часто восстановление документов превращается в некий бюрократический квест, к которому даже не понятно, как подступиться.

Finance.ua решил вам помочь и составил понятный алгоритм действий для такой ситуации. Сохраняйте материал в закладках и делитесь с друзьями в соцсетях.

Неизвестно, есть ли какая-то официальная статистика для сравнения, но субъективно паспорт – самый популярный документ, который теряют украинцы. Не удивительно, ведь именно паспорт мы чаще всего носим с собой (по крайней мере, носили до запуска и официального признания цифровых документов).

Сегодня документом, подтверждающим гражданство и определяющим принадлежность человека к государству, является паспорт. В Украине таким документом является внутренний паспорт гражданина Украины – ID-карта или книжка образца 1994 года, а также загранпаспорт.

Первое, что нужно сделать, если вы обнаружили потерю паспорта – обратиться в полицию. Это неотложный шаг, ведь ваш документ вполне вероятно может зажить собственной жизнью и начать оформлять на вас кредиты. Уже неоднократно в СМИ всплывала информация о мошенниках, которые переклеивали фотографию в паспорте-книжке и получали серьезные займы в банках и небанковских учреждениях.

В полицию можно не обращаться только в случае, если вы испортили паспорт: постирали в стиральной машине, его вам разукрасили дети, решили разжечь им костер и т.д. Не можете его найти – сразу в полицию.

Зарегистрировав заявление об утере паспорта, полицейские должны выдать попавшему в такую ситуацию человеку выписку из Единого реестра досудебных расследований. Этот документ необходим для оформления нового паспорта.

Для оформления нового документа необходимо лично прийти в одно из трех учреждений:

• подразделение Государственной миграционной службы (ГМС) Украины;
• центр предоставления административных услуг (ЦПАУ);
• центр обслуживания граждан «Паспортный сервис».

Оформить новый паспорт можно по месту обращения лица, но в населенных пунктах, находящихся на подконтрольных Украине территориях, где ситуация контролируема и безопасна.

Как поясняют в ГМС, для оформления паспорта гражданину Украины понадобятся следующие документы:

• заявление об утере паспорта;
• выписка из Единого реестра досудебных расследований в случае хищения паспорта;
• документ, подтверждающий уплату административного сбора или оригинал документа об освобождении от его уплаты;
• справка органа регистрации установленного образца о местожительстве (при наличии).

Кроме того, для восстановления паспорта могут потребоваться дополнительные документы (при наличии):

• справка о присвоении регистрационного номера учетной карточки налогоплательщика или уведомление об отказе от его принятия (для лиц, по своим религиозным убеждениям отказавшихся от принятия указанного номера);
• если есть несовершеннолетние дети – свидетельства об их рождении;
• свидетельство о браке или о расторжении брака (при наличии);
• справка о постановке на учет внутренне перемещенного лица – для внутренне перемещенных лиц;
• для лица, которое не может передвигаться самостоятельно из-за длительного расстройства здоровья – одна фотография размером 10х15 см для внесения отцифрованного облика лица методом сканирования;
• для бездомных лиц – свидетельство о постановке на учет бездомных лиц;
• для лиц, которые не были установлены по результатам проведения процедуры установления личности – решение суда об установлении личности.

Для подтверждения личности могут использоваться цифровые документы из приложения Дія.

С полным перечнем документов, необходимых для оформления нового паспорта, можно ознакомиться на сайте ГМС. Там также доступна запись в электронную очередь.

Первоочередной шаг тот же – пишете заявление в местную полицию. Полицейские составят соответствующий отчет, который пригодится для получения нового временного документа (если речь идет о загранпаспорте. – Ред.). Он также необходим для получения страховой выплаты, если у вас есть соответствующая страховка.

Следующий шаг – посетить украинское посольство или консульство в стране, где вы находитесь. Возьмите с собой все имеющиеся документы, как, скажем, водительское удостоверение. Это сильно облегчит установление вашей личности. А в случае полной утраты документов придется заручиться поддержкой соотечественников, которые могут подтвердить вашу личность.

Получить временный документ можно в течение 24 часов, а он будет действовать 14 дней. Получить полноценный загранпаспорт можно только на территории Украины.

Если же с загранпаспортом у вас все хорошо, а вы где-то в Варшаве потеряли внутренний украинский паспорт, временный документ получать не нужно. Сообщите об утере в полицию и посольство/консульство, разбираться с проблемой вы будете уже по возвращении домой.

Вместо утраченного или похищенного документа выдается новый документ. На новой карточке будет стоять отметка «ДУБЛИКАТ». Сам налоговый номер не изменится.

Для его получения необходимо обратиться в любой налоговый орган с заявлением по форме № 5ГР, предоставить оригинал и копию паспорта.

Дубликат выдается бесплатно в течение 1-10 дней.

Самый первый документ в жизни человека. Его практически никогда с собой не носят, поэтому теряют не реже паспорта – где-то положили, а где? Да и со временем он может повредиться, а в условиях войны нечего и говорить, что с ним может случиться.

Впрочем, паниковать не нужно. В Минюсте отмечают, что свидетельства о государственной регистрации актов гражданского состояния, оригиналы которых были похищены, утеряны, повреждены или уничтожены, органы ГРАГС выдают повторно.

Повторная выдача таких свидетельств производится независимо от места государственной регистрации акта гражданского состояния и места жительства заявителя.

Условно, вы родились в Полтавской области, но сейчас проживаете во Львовской – чтобы получить дубликат свидетельства о рождении ехать на Полтавщину не придется. Это относится и к вашим детям.

«Свидетельства о рождении детей повторно выдаются их родителям и усыновителям вне зависимости от возраста ребенка. Гражданам, обратившимся в отдел ГРАГС лично, повторные свидетельства о государственной регистрации актов гражданского состояния выдаются в тот же день при предъявлении ими паспорта или паспортного документа. Лицу, лишенному родительских прав, свидетельства о рождении детей повторно не выдаются. Восстановленное свидетельство имеет такую же юридическую силу, как и утраченный документ», – объясняют в Министерстве юстиции.

Кроме того, повторную выдачу свидетельства о рождении можно заказать онлайн на портале Дія. И даже ехать никуда не придется, документ смогут доставить через Укрпочту. Подать заявку следует здесь.

Смерть, к сожалению, является неотъемлемой частью жизни, поэтому она тоже удостоверяется соответствующими документами, которые можно потерять.

Алгоритм действий для получения повторного свидетельства о смерти человека такой же, как и для свидетельства о рождении – необходимо обратиться в ближайший ГРАГС, или же заказать услугу через портал Дія.

В случае онлайнового запроса, документ смогут доставить Укрпочтой на подконтрольную Украине территорию. Заявка подается по ссылке.

Обращаться могут ближайшие родственники или опекуны умершего человека (да, у взрослых тоже могут быть опекуны).

Говоря о рождении и смерти, нельзя обойти стороной брак и его расторжение. Такой документ чаще всего не теряется, а уничтожается кем-то из партнеров или во время вспышки ревности, или во время попыток примириться.

Что делать:

• Обратиться в ГРАГС. Это может сделать любой из супругов. Но нужно знать паспортные данные обоих партнеров. Идеальный вариант – обратиться туда же, где брак заключался – так будет быстрее.
• В ГРАГС вам должны предоставить форму установленного образца для повторной выдачи документа. Эту форму вы тщательно заполняете.
• Ожидать выдачу дубликата. На это, как утверждают практикующие юристы, может уйти от нескольких минут до нескольких дней.

Повторную выдачу документов можно также заказать онлайн на портале Дія:

• здесь оформляют свидетельство о браке;
• здесь оформляют свидетельство о расторжении брака.

Утеря любого документа – дело не из приятных, но утеря документов, подтверждающих право собственности на недвижимость, пожалуй, самое неприятное, что может произойти. Впрочем, паниковать не нужно, все можно восстановить.

Самое главное, что следует понимать – утеря документов на недвижимость не означает утерю самого права собственности на объект. Запись о праве собственности хранится в Государственном реестре прав на недвижимое имущество.

Дубликаты таких документов сегодня выдают ЦПАУ. Услуга – бесплатная.

Для этого необходимо подать в ЦПАУ следующие документы:

• заявление с согласием всех совершеннолетних совладельцев жилья, принимавших участие в приватизации (заполняется в присутствии администратора);
• копии паспортов или свидетельств о рождении для лиц, не достигших 16-летнего возраста, являющихся совладельцами жилья и оригиналы документов для удостоверения;
• документ из полиции о том, что оригинал свидетельства о праве собственности на жилье был похищен или утерян.

До 2013 года в Украине документом, подтверждающим право собственности на квартиру и другую недвижимость, было свидетельство о праве собственности. С 1 января 2013-го данные о государственной регистрации соответствующих прав, учитывая и сведения об основаниях их возникновения, уже есть в Государственном реестре.

Как объясняют юристы, если владелец недвижимого имущества по какой-то причине не имеет документов о праве собственности, но это право зарегистрировано в Государственном реестре – тогда нет оснований для ограничения собственника в праве распоряжаться своим имуществом.

Сложности могут возникнуть с восстановлением правоустанавливающих документов на недвижимое имущество, так как наиболее распространенными из них являются договоры купли-продажи, дарения, мены, свидетельство о праве на наследство. Их удостоверяют нотариусы, поэтому в случае необходимости получения дубликата таких документов необходимо обращаться к тому же нотариусу, который совершал эти действия.

Здесь нужно понимать, когда был выдан оригинальный документ – до 1998, 2013 или после 2013 года.

Дело в том, что до 1998 года сертификаты на право на земельную долю (пай) выдавали районные государственные администрации (РГА). После децентрализации свое имущество и информацию они передали местным громадам, а те уже не имеют бланков нужного образца для изготовления копии документа на землю.

Архивную копию государственного акта, выданного до 2013 года, можно получить в районном отделе Госгеокадастра. Для этого нужно:

• написать соответствующее заявление;
• предоставить паспорт и идентификационный код;
• заказать подъемник у регистратора Госгеокадастра.

Если кадастровый номер отсутствует, необходимо заказать его изготовление.

Для документов после 2013 года оригинал выписки из Государственного реестра прав на недвижимое имущество выдается единовременно. Информационную справку о вещных правах на земельный участок можно получить многократно в ЦПАУ.

Первое, что нужно сделать в таком случае – обратиться в полицию. Уже после этого можно идти в сервисный центр МВД.

Для восстановления водительского удостоверения необходимо подать следующие документы:

• паспорт гражданина Украины;
• идентификационный код;
• справку из полиции (в случае хищения);
• медицинская справка о пригодности к управлению транспортным средством (во время действия военного положения не подается);
• квитанция об оплате административной услуги.

Стоимость услуги составляет 219 грн.

Подать заявление можно также через портал Дія. В случае онлайновой заявки удостоверение будет выдаваться в территориальном сервисном центре МВД, который указывается при подаче заявления.

А вот если водительского удостоверения вас лишили через суд, нужно снова сдавать теоретический и практический экзамены на ту категорию, которая была указана. В таком случае придется заплатить 245 грн.

Согласно пункту 7 Указа президента Украины от 25.05.1994 г. № 263/94, о потере военного билета военнослужащий или военнообязанный должен безотлагательно сообщить военному комиссариату, на учете в котором состоит.

Далее нужно написать заявление, в котором указать, где и при каких обстоятельствах был утерян военный билет.

С заявлением также подается паспорт и матовая фотография без уголка формата 3x4. Если документ был похищен, нужно также добавить соответствующую справку из полиции.

Для восстановления удостоверения участника боевых действий (УБД) процедура аналогична – нужно обращаться в военкомат. В случае, если удостоверение утеряно действующим военнослужащим, необходимо написать рапорт на командира своей воинской части.

Нагрудный знак, выдаваемый вместе с удостоверением УБД, повторно не выдается.

Если юноша потерял приписное свидетельство (выдается после постановки на воинский учет), процедура такая же – необходимо обратиться в свой военкомат, написать заявление, указав все обстоятельства. После выяснения этих обстоятельств военный комиссар принимает решение о выдаче дубликата.

Термин «внутренне перемещенные лица» вошел в нашу повседневную жизнь с 2014 года, когда россия аннексировала Крым и начала вооруженную агрессию на востоке нашей страны.

По состоянию на 23 августа 2022 года в Украине было зарегистрировано 6,9 млн внутренне перемещенных лиц.

Чтобы получить дубликат справки ВПЛ обратиться в органы социальной защиты, где подавалось заявление о постановке на учет, и написать заявление о выдаче дубликата.

Если же в этот орган социальной защиты обратиться невозможно (например, многие переселенцы из Донбасса и Луганской области регистрировались в Мариуполе), обращайтесь в ближайший по своему месту жительства. Там могут и не выписать вам дубликат, но точно объяснят, что делать при таких условиях.

Дубликат справки ВПЛ выдается бесплатно.

Чтобы восстановить диплом или аттестат, нужно обращаться в свое учебное заведение. Если же он прекратил деятельность – его правопреемнику. Если же такого нет, то заявление нужно писать в Министерство образования и науки. Там определят, какое заведение закажет и предоставит дубликат документа.

Информация о факте выдачи диплома хранится в Единой государственной электронной базе по вопросам образования (ЕГЭБО). Электронную версию дипломов в форме электронной выписки с квалифицированной электронной подписью и печатью технического администратора ЕГЭБО можно самостоятельно.

В реестре содержатся сведения и данные о документах об образовании, изготовленных с 2000 года, кроме информации о выпускниках высших военных учебных заведений и военных учебных подразделений высшего образования.

Если информации о документе нет в ЕГЭБО, то учебное заведение может заказать дубликат, используя выписку из архива.

В противном случае следует обращаться в суд для установления юридического факта получения образования.

С точки зрения трудового стажа больше об утере трудовой книжки должны беспокоиться те, кто имеет стаж до 2001 года, ведь до того еще не было персонифицированного учета сведений в системе обязательного государственного пенсионного страхования в Украине.

Вообще, порядок оформления дубликата трудовой книжки регламентируется Инструкцией о порядке ведения трудовых книжек работников.

Работник, потерявший трудовую книжку, должен немедленно обратиться за дубликатом по месту последней работы или по новому месту.

Документы, подтверждающие общий стаж – справки предприятий, учреждений, организаций, уточняющих характер труда работника.

В случае ликвидации предприятия, где работал такой человек, справку, подтверждающую общий стаж, может выдать правопреемник. Если нет и правопреемника, то необходимо обращаться в архив, где хранятся документы этой организации.

Если документы в архиве не сохранились, трудовой стаж придется устанавливать по решению суда.